Grabar IA convierte decisiones de reuniones en tareas

Terminó una reunión de trabajo. Se tomaron decisiones, se repartieron responsabilidades y se establecieron fechas de entrega, sin embargo, días después empiezan las preguntas: ¿qué se acordó exactamente?, ¿quién debía realizar determinada tarea?, ¿para cuándo quedó pendiente el compromiso?

En muchas empresas, una parte importante de las decisiones todavía depende de la memoria de quienes participaron, de apuntes personales o de mensajes enviados después de la reunión.

Pensando en ello, el experto peruano en tecnología Juan Luis Auccatoma creó una plataforma que busca resolver con inteligencia artificial esta problemática, enfocada en registrar conversaciones de trabajo y transformar lo hablado en información organizada.

La herramienta permite grabar reuniones desde la computadora, generar una transcripción automática y analizar el contenido para identificar los principales temas, acuerdos, decisiones, responsables y tareas pendientes.

“Según el portal Flowtrace, en el mundo las organizaciones dedican el 15 % de su tiempo a reuniones. Muchas de estas tienen procesos para almacenar correos, contratos y documentos, pero siguen dejando sus decisiones más importantes en conversaciones que nadie registra. Cuando termina la reunión, gran parte de ese conocimiento se pierde”, resaltó el experto.

Así nació la herramienta Grabar IA, que busca organizar la información de las reuniones en puntos clave, generando una transcripción y organizando los principales puntos tratados.

Además, la inteligencia artificial puede identificar compromisos y convertirlos en acciones pendientes. Por ejemplo, si durante una reunión una persona señala que enviará una propuesta el viernes, el sistema puede reconocer el compromiso, identificar al responsable y registrarlo como una tarea para facilitar su seguimiento.

De esta manera, la reunión deja de ser únicamente una conversación y pasa a convertirse en un registro de trabajo. El uso de inteligencia artificial también está cambiando la manera en que las empresas aprovechan la información generada durante sus reuniones.

Hasta hace algunos años, grabar una conversación servía principalmente como respaldo. El problema era que encontrar una decisión específica podía implicar revisar horas de audio o buscar entre múltiples documentos y mensajes.

Ahora, la inteligencia artificial permite analizar las conversaciones para identificar acuerdos, compromisos, problemas recurrentes y necesidades de los clientes.

La tecnología también busca reducir la necesidad de convocar nuevas reuniones únicamente para explicar lo ocurrido en conversaciones anteriores.

Una persona que no participó puede revisar posteriormente los principales temas, decisiones y tareas pendientes, sin necesidad de escuchar toda una grabación o solicitar otra llamada para recibir contexto.

La propuesta parte de una idea sencilla: si las empresas almacenan correos electrónicos, contratos y documentos, las conversaciones donde se toman decisiones importantes también deberían formar parte de su memoria.

El objetivo, finalmente, no es realizar más reuniones, sino evitar que el conocimiento generado durante ellas desaparezca cuando termina la llamada.