Microsoft 365: ¿la empresa aprovecha todo lo que paga?

Microsoft 365 puede formar parte de la operación diaria de una empresa, pero eso no significa necesariamente que se esté aprovechando todo su potencial. A medida que la plataforma incorpora nuevas capacidades, conocer qué incluye cada licencia y cómo pueden integrarse sus distintas herramientas se vuelve cada vez más relevante para obtener mayor retorno de la inversión tecnológica.

El problema no es menor. Cuando una empresa utiliza solo una parte de una plataforma por la que ya está pagando, corre el riesgo de contratar soluciones adicionales para cubrir necesidades que podrían resolverse con capacidades que ya tiene disponibles. “Muchas organizaciones evalúan Microsoft 365 principalmente desde la perspectiva de la productividad individual. Sin embargo, la plataforma ofrece capacidades mucho más amplias para conectar tareas, gestionar información, administrar dispositivos y fortalecer la seguridad de la organización”, explica Enrique Solari, Director de Desarrollo de Negocios de DIMA.

De utilizar aplicaciones a aprovechar una plataforma integrada

Uno de los principales espacios de oportunidad está en conectar aplicaciones y simplificar tareas que todavía requieren intervención manual. Power Automate, por ejemplo, permite crear flujos para gestionar aprobaciones, enviar notificaciones, actualizar información o atender solicitudes internas.

Estudios de Forrester estimaron un ROI potencial de 223% a tres años para Microsoft 365 for Business y de 248% para Power Automate, a partir de modelos construidos sobre organizaciones analizadas. Estos resultados estuvieron asociados principalmente a mejoras de productividad, reducción del trabajo manual y un mejor aprovechamiento de las capacidades disponibles en la plataforma.

El potencial de la plataforma va más allá. SharePoint permite centralizar información y conocimiento corporativo; Intune facilita la administración y protección de dispositivos; y Microsoft Defender incorpora capacidades para fortalecer la seguridad de usuarios, identidades y endpoints. “El verdadero retorno se refleja cuando las herramientas dejan de utilizarse de manera aislada. Integrar flujos con Power Automate, gestionar información desde SharePoint y administrar dispositivos y políticas desde Intune permite reducir trabajo manual, simplificar la gestión y evitar la proliferación innecesaria de soluciones independientes”, señala Solari.

El próximo paso: optimizar antes de comprar

La expansión de la inteligencia artificial añade una nueva dimensión a esta conversación. Microsoft continúa incorporando Copilot y agentes a Microsoft 365, ampliando las posibilidades para analizar información, generar contenido, acceder al conocimiento corporativo y asistir a los usuarios en distintas tareas. Según el Work Trend Index 2026 de Microsoft, cerca de la mitad de los usos analizados de Copilot estuvieron relacionados con trabajo cognitivo, como analizar información, resolver problemas, evaluar alternativas y desarrollar ideas.

Para las organizaciones, esta evolución hace todavía más importante revisar primero cuánto están aprovechando de la tecnología que ya tienen disponible.

“Antes de incorporar una nueva herramienta, las empresas deberían preguntarse si esa capacidad ya está incluida en las licencias que tienen contratadas. El verdadero desafío no es sumar más tecnología, sino aprovechar mejor la que ya está disponible”, concluye Solari.