Cinco pasos antes de automatizar para evitar inversiones fallidas

La automatización ofrece a las empresas la posibilidad de reducir tiempos, optimizar recursos y mejorar sus operaciones. Sin embargo, implementar tecnología sin haber identificado correctamente el problema puede conducir a inversiones costosas que no necesariamente generan los resultados esperados.

Esta fue una de las principales reflexiones de la segunda edición de EPGUTP Talks, ciclo de conversaciones organizado por la Escuela de Postgrado de la Universidad Tecnológica del Perú (EPGUTP) para acercar a estudiantes y profesionales los aprendizajes de líderes del grupo Intercorp que toman decisiones frente a desafíos reales de negocio.

En esta oportunidad, Bruno Murga, director de Innovación y Omnicanalidad de Farmacias Peruanas, presentó la charla “Automatiza lo que duele, no lo que brilla”, en la que explicó que muchas organizaciones se concentran en una solución tecnológica antes de comprender qué problema necesitan resolver.

“Muchas veces nos enamoramos de una solución antes de haber entendido realmente cuáles el problema”, señaló Murga. Según explicó, la tecnología no debería ser el punto de partida de una decisión, sino la consecuencia de haber identificado una necesidad, evaluado distintas alternativas y comprobado con evidencia cuál de ellas genera mayor valor.

Para ilustrarlo, compartió el caso de una empresa que buscaba automatizar la preparación de sus pedidos porque suponía que reducir el tiempo de entrega le permitiría incrementar sus ventas. Sin embargo, antes de realizar la inversión era necesario validar si la rapidez era realmente un atributo determinante para sus clientes y si existían alternativas más sencillas, como rediseñar el proceso, incorporar un segundo turno o tercerizar parte de la operación.

Cinco pasos antes de automatizar un proceso

A partir de estos casos, el especialista planteó cinco etapas que pueden ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones

1. Identificar el problema. Determinar qué está ocurriendo, cuáles el impacto para la empresa o el cliente y qué indicador permitirá medirlo.

2.Formular distintas hipótesis. Explorar las posibles causas del problema y considerar diversas maneras de resolverlo, sin asumir que la tecnología es la única alternativa.

3. Realizar pruebas. Validar las hipótesis mediante pilotos controlados, encuestas, estudios de mercado u otros mecanismos rápidos, económicos y reversibles.

4. Recopilar evidencia. Analizar información cuantitativa que permita comprobar si la alternativa evaluada puede alcanzar el resultado esperado.

5. Elegir la solución. Comparar los beneficios, costos y riesgos de cada opción. Solo entonces corresponde determinar si conviene automatizar o implementar cambios en las personas, los procesos o la operación.

De acuerdo con Murga, cada proyecto debe comenzar con un objetivo y un indicador concreto. Por ejemplo, si una empresa busca reducir las mermas, debe conocer su nivel actual y establecer cuánto espera disminuirlo mediante la inversión propuesta. “Los proyectos que parten sin objetivos terminan brillando, pero no consiguen resultados”, sostuvo.

Antes de aprobar una automatización, el especialista recomendó que los líderes se planteen tres preguntas: ¿el problema realmente le duele al cliente?, ¿es posible probar la hipótesis de una manera más rápida y económica? y ¿qué evidencia demuestra que la solución funcionará?

La respuesta tampoco tiene que ser necesariamente tecnológica. En determinados momentos, contratar más personal, reorganizar una operación o rediseñar un proceso puede resultar más conveniente. La automatización adquiere sentido cuando el volumen lo justifica, las alternativas manuales dejan de ser suficientes y la evidencia demuestra que es la mejor opción.

“Cuando automatizas después de haber entendido el dolor real, la tecnología deja de ser algo que eliges porque está de moda y se convierte en la herramienta correcta para generar valor”, afirmó Murga.

A través de EPGUTP Talks, la Escuela de Postgrado de la UTP busca poner a disposición de los profesionales, experiencias, criterios de decisión y aprendizajes desarrollados en el entorno empresarial. En cada edición, líderes de las empresas del grupo Intercorp abordan distintos desafíos de gestión a partir de casos reales, incluidos sus aciertos, errores y las lecciones que pueden ser aplicadas en otras organizaciones.